「毎月、同じExcelを加工している」
「CSVを開いて並べ替えて、別の表に転記している」
「関数を調べながら何とか作業している」
中小企業では、こうしたExcel作業に多くの時間が使われています。
実は、このような繰り返し作業の中には、AIやRPA、マクロなどを使って大幅に効率化できるものがあります。
この記事では、Excel作業をAIでどこまで効率化・自動化できるのかを、具体例を交えて解説します。
Excelは「全部AIに任せる」必要はありません
AI活用というと、
「ExcelそのものをAIに置き換える」
ようなイメージを持つ方もいるかもしれません。
しかし実際には、Excelをなくす必要はありません。
むしろ、
今使っているExcelはそのままに、面倒な部分だけ自動化する
という方法が現実的です。
例えば、
- CSVを毎月同じ形式に整える
- 複数ファイルを1つにまとめる
- 売上データを集計する
- 特定条件の行だけ抽出する
- 別シートへ転記する
といった作業です。
1. Excel関数をAIに作ってもらう
まず簡単に始められるのが、Excel関数の作成です。
例えば、
「A列とB列が一致したら○、違ったら×を表示したい」
「日付から月だけ取り出したい」
「条件に合う売上だけ合計したい」
とChatGPTなどに聞けば、必要な関数候補を出してくれます。
これまで検索しながら関数を調べていた時間を減らせます。
2. CSVデータの整理
業務では、システムからCSVを出力してExcelで加工するケースがよくあります。
例えば、
CSVをダウンロード
↓
不要な列を削除
↓
順番を入れ替える
↓
日付形式を直す
↓
別ファイルへ貼り付ける
という流れです。
この作業を毎月行っている場合、自動化できる可能性が高いです。
マクロ、Python、RPAなどを組み合わせれば、
ファイルを置くだけで自動処理
という形にもできます。
3. 複数のExcelファイルをまとめる
例えば各店舗や各担当者から、
「売上.xlsx」
「売上_東京.xlsx」
「売上_水戸.xlsx」
のようなファイルが送られてきて、それを毎回1つにまとめている場合。
これも自動化しやすい業務です。
指定フォルダにファイルを入れるだけで、
複数ファイルを読み込み
↓
必要な項目を抽出
↓
1つの一覧表に統合
という流れを作れます。
4. データ転記
Excel業務で非常に多いのが「転記」です。
例えば、
Excelの内容を別Excelに入力
Excelからシステムへ入力
PDFを見ながらExcelへ入力
メール内容をExcelへ記録
などです。
このような作業は、
AIだけでなくRPAやOCR、スクリプトなどを組み合わせることで自動化できる場合があります。
人がコピー＆ペーストしている作業は、自動化候補として一度確認する価値があります。
5. 売上集計やレポート作成
毎月、
売上集計
前年比較
担当者別ランキング
商品別集計
グラフ作成
を行っている企業も多いと思います。
このような作業も、
テンプレートを作成しておけば、
データを入れ替えるだけで自動集計できるようにできます。
さらに生成AIを使えば、
「今月の売上の特徴を文章でまとめる」
「先月との違いを要約する」
といったことも可能です。
つまり、
数字を集計するだけでなく、その数字を読む作業まで効率化できる
ということです。
6. Excelの内容を文章にする
例えば営業報告書や月次レポートなど、
Excelの数字を見ながら文章を書いている業務があります。
生成AIを活用すると、
売上データ
↓
重要な変化を抽出
↓
説明文を作成
という流れを支援できます。
もちろん最終確認は人が行う必要がありますが、
ゼロから文章を書くより大幅にラクになります。
7. 定型作業をボタン1つにする
毎回、
ファイルを開く
↓
コピー
↓
並べ替え
↓
集計
↓
保存
と同じ操作をしている場合、
その一連の流れをボタン1つにできる場合があります。
ExcelマクロやVBAだけで十分なケースもあります。
重要なのは、
AIを使うことそのものが目的ではない
という点です。
一番簡単な方法で業務時間を減らせれば、それが正解です。
AI・RPA・マクロの違い
簡単に整理すると、
生成AI
文章理解、要約、分類、文章作成などが得意。
Excelマクロ・VBA
Excel内の定型処理が得意。
RPA
複数ソフトをまたぐクリック・入力作業などが得意。
Pythonなどのプログラム
大量データ処理や複雑な自動化が得意。
実際の業務では、これらを組み合わせることがあります。
自動化しやすいExcel作業の特徴
次のような作業は、自動化できる可能性があります。
毎日・毎週・毎月繰り返している。
手順がほぼ同じ。
コピー＆ペーストが多い。
ファイル形式がある程度決まっている。
人が判断する部分が少ない。
特に、
「毎月同じ作業を30分以上している」
場合は、一度見直す価値があります。
逆に、自動化しにくい仕事もあります
すべてのExcel作業が自動化できるわけではありません。
毎回形式が大きく違う。
人間の高度な判断が必要。
元データが不規則。
例外処理が非常に多い。
こうした場合は、完全自動化よりも、
一部だけAIで補助する
方が現実的です。
まずは「面倒なExcel」を1つ選ぶ
いきなり会社全体をDX化する必要はありません。
まずは、
「このExcel、毎月面倒だな」
と思っているものを1つ選んでください。
その作業について、
何を入力しているか。
何をコピーしているか。
どこで判断しているか。
最終的に何を作っているか。
を整理すると、自動化できる部分が見えてきます。
水戸AIではExcel業務の無料診断も行っています
水戸AIでは、水戸・茨城の中小企業さま向けに、
Excel
CSV
データ入力
転記
帳票作成
などの業務について、
どこまでAI・RPA・プログラムで自動化できるか
を一緒に確認しています。
普段使っているExcelをそのままお見せいただければ、
「ここは自動化できます」
「ここは人が判断した方がいいです」
「この部分だけなら簡単にできます」
という形で整理します。
そのExcel作業、毎月やる必要がありますか？
水戸AIでは、無料AI体験会・60分無料相談を実施しています。
「このExcel、自動化できる？」
というご相談だけでも大丈夫です。
水戸発。中小企業のAI担当。
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