「RPAとChatGPTは何が違うの？」
「どちらを導入すればいい？」
「AIがあればRPAはいらない？」
業務効率化を考えると、RPAや生成AIという言葉が出てきます。
どちらも仕事をラクにするための道具ですが、得意なことは大きく違います。
簡単にいうと、
RPAは、決まった手順を自動で繰り返すのが得意。
生成AIは、文章を理解したり、考えたり、整理したりするのが得意。
です。
この記事では、中小企業が業務自動化を進める際に、RPAと生成AIをどう使い分ければいいのかを解説します。
RPAとは？
RPAは、パソコン上で人が行っている定型作業を自動化する仕組みです。
例えば、
Excelを開く。
↓
データをコピーする。
↓
別のシステムへ入力する。
↓
ファイルを保存する。
↓
メールを送る。
といった、
毎回ほぼ同じ手順で行う作業
と相性があります。
RPAが得意な仕事
例えば、
システムへのデータ入力。
Excelから別システムへの転記。
決まったサイトへのログイン。
ファイルのダウンロード。
定型メールの送信。
毎月同じ帳票の作成。
ファイルの移動や保存。
などです。
人が、
クリックする。
コピーする。
貼り付ける。
入力する。
といった作業を繰り返している場合、RPAで自動化できる可能性があります。
生成AIとは？
生成AIは、文章や画像などの情報を理解して、新しい内容を作ることが得意です。
代表的なものに、
ChatGPT
Claude
Gemini
などがあります。
例えば、
メールを書く。
文章を要約する。
求人文章を作る。
資料を整理する。
アイデアを出す。
会議メモを議事録にする。
といった仕事です。
生成AIが得意な仕事
例えば、
問い合わせ返信の下書き。
営業メール。
議事録。
資料の要約。
求人原稿。
SNS投稿。
文章の分類。
大量の文章から情報を抽出する。
などです。
つまり、
完全に決まった作業ではなく、文章を読んで考える必要がある仕事
に向いています。
RPAと生成AIの一番大きな違い
例えば、毎日こんな仕事があるとします。
メールを開く。
↓
内容を読む。
↓
問い合わせ内容を判断する。
↓
内容によって返信文章を作る。
↓
顧客管理システムへ入力する。
この仕事では、
「内容を読む」
「判断する」
「文章を作る」
部分は生成AIが得意です。
一方で、
「メールを開く」
「システムへ入力する」
「保存する」
部分はRPAが得意です。
つまり、
生成AI
考える部分
RPA
動かす部分
と考えると分かりやすいです。
RPAだけでは難しい仕事
RPAは、
「AならBをする」
というように、手順が決まっている仕事は得意です。
一方で、
メール内容が毎回違う。
文章を読んで意味を理解する。
質問内容によって回答を変える。
文章を自然に作成する。
といった仕事は苦手です。
こうした部分に生成AIを組み合わせると、自動化できる範囲が広がります。
生成AIだけでは難しい仕事
逆に生成AIは、
「この文章を要約して」
といった仕事は得意ですが、
毎朝9時にシステムへログイン。
↓
CSVをダウンロード。
↓
Excelへ貼り付け。
↓
決まったフォルダへ保存。
というような操作を安定して繰り返す場合は、RPAなどの仕組みが向いています。
生成AIだけですべての業務を自動化できるわけではありません。
RPAと生成AIを組み合わせると強い
実際の業務では、どちらか一方だけではなく、
RPA＋生成AI
で使うと便利です。
例えば、
問い合わせ対応
RPAで問い合わせメールを取得
↓
生成AIで内容を分類
↓
生成AIで返信案を作成
↓
人が確認
↓
RPAで管理システムへ記録
という流れです。
求人業務でも使える
例えば、
応募者情報を取得。
↓
生成AIで内容を整理。
↓
面接時に確認したい項目を作成。
↓
RPAで採用管理システムへ登録。
といった使い方も考えられます。
生成AIが、
情報を整理する。
RPAが、
システムを操作する。
という役割分担です。
Excel業務でも同じ
例えば毎月、
CSVをダウンロード。
↓
不要な列を削除。
↓
売上を集計。
↓
特徴を文章でまとめる。
という仕事がある場合。
データ処理やファイル操作は、
Excelマクロ
RPA
Python
などで自動化。
最後の、
「売上がなぜ増減したのか」
「どこが特徴的なのか」
という文章作成を生成AIに任せる。
という形もできます。
どちらを導入すればいい？
判断方法はシンプルです。
毎回ほぼ同じ操作をしている
RPAやマクロなどの自動化を検討。
毎回内容が違う文章を読んでいる
生成AIを検討。
文章を作る仕事が多い
生成AIを検討。
コピー＆ペーストが多い
RPAやマクロを検討。
両方ある
生成AIとRPAを組み合わせる。
という考え方です。
「AIを使うか」ではなく「一番簡単な方法を使う」
ここが非常に重要です。
最近は生成AIが注目されているため、
「何でもAIでやろう」
となりがちです。
しかし、
Excel関数だけで解決できる。
マクロだけで十分。
RPAの方が安定する。
というケースもあります。
逆に、
従来は難しかった文章判断が、生成AIによって簡単になることもあります。
大切なのは、
AIを導入することではなく、仕事をラクにすること
です。
中小企業では小さく始める
RPAや生成AIを導入するときも、
最初から会社全体を自動化する必要はありません。
例えば、
毎月2時間かかるExcel作業。
毎日30分かかるメール処理。
毎週1時間かかる議事録。
など、
1つの業務から始めます。
そこで、
どのくらい時間が減ったのか。
使いやすいか。
問題はないか。
を確認します。
効果があれば、次の業務へ広げます。
自動化できる仕事を見つけることが最初の一歩
RPAでも生成AIでも、一番難しいのはツール操作ではありません。
どの業務を自動化するべきかを見つけること
です。
例えば、
「毎月やっているから当たり前」
と思っている作業でも、
実際には数分で終わるようにできることがあります。
特に、
繰り返している。
コピー＆ペーストが多い。
文章作成が多い。
決まった手順がある。
という仕事は、一度見直してみる価値があります。
水戸AIでは業務自動化の無料診断を行っています
水戸AIでは、水戸・茨城の中小企業さま向けに、
生成AI
RPA
Excelマクロ
Python
各種業務自動化
などを組み合わせ、
どの方法で自動化するのが一番簡単か
を一緒に整理しています。
必ずAIを使うわけではありません。
Excelだけで十分ならExcel。
RPAが向いていればRPA。
生成AIが向いていれば生成AI。
という形で、業務に合った方法を考えます。
「これ、毎月やる必要ありますか？」
普段何気なく繰り返している作業が、自動化できるかもしれません。
水戸AIでは、無料AI体験会・60分無料相談を実施しています。
普段使っているExcelや業務フローをお持ちいただき、
「これ、自動化できる？」
というところからご相談いただけます。
水戸発。中小企業のAI担当。
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