「メール作成に時間がかかる」
「会議後の議事録が面倒」
「資料の要約やたたき台作成に毎回時間を使っている」
こうした業務は、多くの会社で日常的に発生しています。
そして、生成AIが特に得意なのが、
文章を作る・まとめる・整理する
仕事です。
この記事では、中小企業でもすぐ始めやすい、
メール作成
議事録作成
資料作成
の3つについて、具体的な使い方を紹介します。
1. メール作成をAIで効率化する
毎日何通もメールを書く仕事では、1通あたりの時間は短くても、合計するとかなりの時間になります。
例えば、
お礼メール
日程調整
見積送付
問い合わせ返信
お詫び
社内連絡
などです。
こうした文章の下書きをAIに任せるだけでも、作業時間を減らせます。
例えば
AIに、
「取引先へ、打ち合わせのお礼と次回日程の確認をする丁寧なメールを作ってください」
と入力します。
すると、文章のたたき台が出てきます。
あとは、
会社名
担当者名
具体的な日付
内容
を確認して修正するだけです。
メール作成で重要なのは「ゼロから書かない」こと
AIを使うメリットは、
完璧な文章を一発で作ること
ではありません。
一番大きいのは、
白紙の状態から考えなくてよくなること
です。
AIに最初の文章を作らせ、
「もう少し短く」
「少し柔らかく」
「営業感を弱くして」
などと修正していく方が簡単です。
2. 議事録をAIで作る
会議が終わった後、
録音やメモを確認しながら議事録を作っている会社も多いと思います。
議事録作成は、AIと非常に相性の良い業務です。
例えば会議内容の文字起こしをAIに渡して、
「以下を議事録として整理してください」
と依頼します。
さらに、
決定事項
担当者
期限
課題
次回確認事項
に分けて整理させることもできます。
例えば
「以下の会議内容を、
- 決定事項
- 担当者
- 期限
- 次回までの課題
に分けて整理してください」
と入力します。
これだけでも、議事録の下書きをかなり作りやすくなります。
会議後30分の仕事を減らせる可能性がある
例えば毎週1時間の会議があり、
その後30分かけて議事録を作っている場合。
月4回なら、
30分 × 4回
で月2時間です。
会議が複数ある会社なら、さらに時間は増えます。
議事録をAIで整理し、人が最終確認する形に変えるだけでも、負担削減につながります。
3. 資料作成をAIで効率化する
資料作成でもAIは使えます。
例えば、
営業資料
社内説明資料
報告書
提案書
研修資料
マニュアル
などです。
最初に、
「この資料に何を書くか」
をAIに整理してもらいます。
例えば
「中小企業向けAI研修の提案資料を作りたい。構成案を作ってください」
と依頼すると、
課題
導入メリット
研修内容
導入手順
料金
などの構成案を出してくれます。
あとは、その内容を自社向けに修正します。
長い資料を要約する使い方も便利
資料作成だけでなく、
資料を読む仕事
にもAIは使えます。
例えば20ページの資料を読むとき、
最初に、
「重要なポイントを5つにまとめて」
「経営者が確認すべき内容だけ抜き出して」
と依頼します。
そのうえで原文を確認すれば、
最初からすべてを読むより効率的になる場合があります。
AIに任せやすい仕事の共通点
ここまでの3つには共通点があります。
それは、
文章を一から作る仕事
です。
メール
議事録
資料
求人
SNS投稿
報告書
などは、
白紙から考える時間が多い仕事です。
生成AIを使うと、
0から100まで人が作る
のではなく、
AIが0から60まで作る
↓
人が60から100まで仕上げる
という形にできます。
AIに全部任せる必要はありません
ここは重要です。
AIが作った文章を、そのまま外部へ送ることはおすすめしません。
例えば、
誤った数字
名前の間違い
不自然な表現
事実と違う内容
などが入る可能性があります。
そのため、
AIで下書き → 人が確認 → 完成
という流れが基本です。
社内でテンプレートを作るとさらにラクになる
よく使う業務は、指示文をテンプレート化すると便利です。
メール用
「以下の内容を、取引先向けに丁寧で簡潔なメールにしてください。」
議事録用
「以下の内容を、決定事項・担当者・期限・課題に分けて整理してください。」
資料用
「以下のテーマについて、経営者向け説明資料の構成案を作ってください。」
このようなテンプレートを共有しておけば、
AIに慣れていない社員でも使いやすくなります。
AI活用は「1回の時間」より「回数」で考える
例えばメール作成が、
10分から5分になったとします。
1回だけなら5分の削減です。
しかし、
1日10通
月20営業日
なら、
5分 × 200通
で、
月1,000分＝約16時間
の削減になります。
小さな効率化でも、回数が多い業務では大きな効果になります。
最初にAI化するなら文章業務がおすすめ
AI導入の最初の対象として、
メール
議事録
資料
は非常におすすめです。
理由は、
導入が簡単
効果を実感しやすい
大きなシステム開発が不要
社員が使い方を理解しやすい
からです。
いきなり会社全体をAI化する必要はありません。
まずは、
毎日使っている文章業務を1つだけAIに任せてみる
ところから始めるのがおすすめです。
水戸AIでは実際の業務を使った無料AI体験会を実施しています
水戸AIでは、水戸・茨城の中小企業さま向けに、
実際の仕事で生成AIを使ってみる無料AI体験会を行っています。
例えば、
普段送っているメール
会議メモ
求人文章
社内資料
Excel
などをお持ちいただき、
「この仕事ならどうAIを使えるか」
を一緒に試します。
一般的なAIの説明だけではなく、
自社の仕事で使えるかどうかを確認する
ことを重視しています。
毎日やっている文章作成から、まずAIに任せてみませんか？
生成AIは、大きなシステムを導入しなくても始められます。
メール1通。
議事録1つ。
資料1ページ。
そこからでも十分です。
水戸発。中小企業のAI担当。
生成AI・業務自動化・AI研修・DX支援について、無料AI体験会・60分無料相談を受付中です。
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