生成AIやChatGPTという言葉を耳にする機会が増えました。
一方で、水戸・茨城の中小企業の経営者さまや担当者さまからは、
「ChatGPTで何ができるのかわからない」
「仕事でどう使えばいいのかわからない」
「便利そうだけど、難しそう」
という声も多く聞かれます。
実際、ChatGPTは特別なIT知識がなくても使えます。
大切なのは、最初から大規模なAI導入を考えるのではなく、毎日の小さな仕事を少しラクにするところから始めることです。
この記事では、水戸・茨城の中小企業でも始めやすいChatGPT活用方法を5つ紹介します。
1. メール文章を作る
最も始めやすい使い方のひとつが、メール作成です。
例えば、
「取引先へ納期変更を丁寧に伝えるメールを作って」
と入力するだけでも、メールのたたき台を作れます。
お詫びメール、日程調整、営業メール、問い合わせ返信など、毎日発生する文章作成の時間を減らせます。
AIが作った文章をそのまま送るのではなく、最後に人が確認・修正する使い方がおすすめです。
2. 長い文章や資料を要約する
資料を読むだけで30分、1時間かかってしまうこともあります。
ChatGPTを使えば、文章を入力して、
「重要なポイントを5つにまとめて」
「経営者向けに短く要約して」
と依頼できます。
社内資料、会議メモ、業界情報などを短時間で整理する際に便利です。
3. 会議の議事録を整理する
会議そのものより、終わった後の議事録作成に時間がかかっている企業も少なくありません。
会議内容の文字起こしやメモをChatGPTに渡し、
「決定事項、担当者、期限に分けて整理して」
と依頼すると、議事録の下書きを短時間で作れます。
特に定例会議が多い会社では、積み重なると大きな時間削減につながります。
4. 求人文章やSNS投稿を作る
採用や集客にもChatGPTは活用できます。
例えば、
「20代の未経験者に応募してもらいやすい求人文章を作って」
「Instagram用に親しみやすい文章にして」
といった依頼ができます。
文章作成が苦手な方でも、ゼロから考える必要がなくなります。
ただし、AI任せにしすぎず、自社ならではの強みや実際の仕事内容を加えることが重要です。
5. Excel作業の相談をする
ChatGPTは文章だけでなく、Excelについて相談することもできます。
例えば、
「この表から売上ランキングを作りたい」
「この作業を毎月繰り返している。もっとラクにできる？」
「このExcel関数の意味を教えて」
などです。
さらに業務内容によっては、ExcelマクロやRPA、Pythonなどと組み合わせることで、作業そのものを自動化できる場合もあります。
ChatGPTは、単に質問に答えるだけでなく、自動化の入口を見つける道具としても使えます。
中小企業こそ、小さく始めるのがおすすめ
AI導入というと、
「高額なシステムが必要なのでは？」
「専門担当者を採用しないといけないのでは？」
と思われるかもしれません。
しかし最初は、
メールを1通作る。
資料を1つ要約する。
会議メモを整理する。
この程度で十分です。
重要なのは、
AIを導入することそのものではなく、今まで人が時間を使っていた仕事を少しずつ減らすことです。
ChatGPT利用時の注意点
便利な一方で、注意も必要です。
顧客の個人情報、機密情報、社外秘の情報などを安易に入力しないこと。
また、AIが出した回答が必ず正しいとは限りません。
数字、契約内容、法律、税務など重要な情報については、必ず人が確認してください。
会社で本格的に利用する場合は、社内ルールを決めておくことも大切です。
「自社では何に使える？」が一番難しい
ChatGPTの使い方そのものは、それほど難しくありません。
むしろ企業で一番難しいのは、
自社のどの業務に使えば効果が出るのかを見つけることです。
例えば、
毎日同じメールを書いている。
毎月同じExcelを加工している。
何度も同じ内容を入力している。
資料作成に毎回時間がかかる。
こうした仕事は、AIや自動化と相性が良い可能性があります。
水戸AIでは無料AI体験会を実施しています
水戸AIでは、水戸・茨城の中小企業さま向けに、初心者向けの無料AI体験会を実施しています。
ChatGPTを実際に触りながら、
「自社ではどんな仕事に使えるのか」
「どの業務を自動化できそうか」
を一緒に整理します。
AIに詳しくなくても問題ありません。
普段使っているExcel、メール、書類などを1つお持ちいただければ、
「これ、AIでできる？」
というところから一緒に考えます。
水戸発。中小企業のAI担当。
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